Pitanja i odgovori

PITANJE:

1. Da li službenik za javne nabavke mora biti član komisije za javne nabavke u konkurentskom zahtjevu, otvorenom postupku i sl.? Da li je dovoljno da ga članovi komisije obavijeste o postupku, a da on uradi tendersku dokumentaciju, tehnički dio na Portalu javnih nabavki i da eventualno bude vanjski član?
2. Na jednom od Vaših seminara, prije otprilike dvije godine, preporučeno je da, ako je službenik za javne nabavke član komisije za javne nabavke, ne bi trebao biti i tehnički sekretar te komisije, već bi to trebala biti druga osoba, kako bi se službenik za javne nabavke rasteretio i posvetio suštini. Da li je to i dalje Vaša preporuka?

ODGOVOR:

Članom 4. Pravilnika o uspostavljanju i radu komisije za nabavke („Službeni glasnik BiH“, br. 103/14 i 49/23) definisan je način imenovanja članova komisije za nabavke, sekretara komisije za nabavke i vanjskog stručnjaka, i to:

(1) Prilikom imenovanja članova komisije, ugovorni organ vodi računa da većina članova komisije poznaje propise o javnim nabavkama i da najmanje jedan član komisije posjeduje posebnu stručnost u oblasti predmeta javne nabavke.

(2) Ugovorni organ obezbjeđuje da u postupcima nabavke čija procijenjena vrijednost prelazi 250.000,00 KM učestvuje najmanje jedan službenik za javne nabavke. Ugovorni organ koji nema stalno zaposlenog službenika za javne nabavke na raspolaganju može angažovati službenika za javne nabavke izvan ugovornog organa, što mora biti posebno obrazloženo.

(3) Ugovorni organ imenuje i sekretara komisije, bez prava glasa, koji vrši administrativne poslove za komisiju, priprema zapisnik sa sastanka komisije i izvještaj o radu komisije, vodi dokumentaciju i vrši druge poslove koje zahtijeva predsjedavajući komisije.

(4) Ugovorni organ ili subjekat koji je osnovao komisiju ima pravo kao članove komisije imenovati stručnjake u slučajevima kada predmet javne nabavke zahtijeva specifično tehničko ili specijalizovano znanje koje inače nije dostupno unutar ugovornog organa, a koji nisu iz reda zaposlenika ugovornog organa.

Također, članom 7. stavovi (1) i (2) Pravilnika o uspostavljanju i radu komisije za nabavke propisano je sljedeće:

(1) Prilikom imenovanja komisije, ugovorni organ vodi računa da u komisiju ne imenuje osobe koje bi mogle biti u direktnom ili indirektnom sukobu interesa u vezi s konkretnim postupkom javne nabavke.

(2) U komisiju ne mogu biti imenovane odgovorne osobe koje na bilo koji način donose odluke vezane za postupak javne nabavke ili ih odobravaju.

Dakle, ugovorni organ prilikom svake nabavke cijeni njenu kompleksnost i zahtjevnost te, u skladu s tim, svojim rješenjem imenuje lica u komisiju za provođenje postupka nabavke. U rješenju o formiranju komisije ugovorni organ jasno precizira opis poslova, obaveze i odgovornosti svih članova komisije.

Dalje, članom 13a. ZJN definisano je:

(1) Ugovorni organ čiji je budžet za nabavke jednak ili viši od iznosa od 1.000.000,00 KM internim aktom uređuje radno mjesto službenika za javne nabavke.

(2) Ugovorni organ dužan je omogućiti svom zaposleniku pohađanje obuke za službenika za javne nabavke, koju organizira i održava Agencija, u skladu s članom 92. stav (3) tačka i) ovog zakona.

(3) Ugovorni organ osigurava da u postupcima nabavke čija procijenjena vrijednost prelazi 250.000,00 KM učestvuje najmanje jedan službenik za javne nabavke. Ugovorni organ koji nema stalno zaposlenog službenika za javne nabavke na raspolaganju može angažirati službenika za javne nabavke izvan ugovornog organa, što mora biti posebno obrazloženo.

Svaki ugovorni organ u Bosni i Hercegovini donosi interni pravilnik kojim propisuje i uređuje organizaciju i efikasno vršenje nabavne funkcije unutar ugovornog organa, kao što su: način cirkuliranja dokumentacije u vezi s javnim nabavkama, konkretna zaduženja službenika i administrativnog osoblja koji provode javne nabavke ili su u određenoj vezi s njima, rokovi za postupanje, način imenovanja i eventualna rotacija članova komisija za nabavku, kao i sva druga odnosna pitanja.

Savjetujemo i navodimo kao primjer dobre prakse da se ostavi mogućnost da se službenici za javne nabavke imenuju kao članovi komisije, te smatramo da bi se na taj način izbjegle sve nedoumice u postupanju. Imajući u vidu zakonske i podzakonske odredbe, intencija zakonodavca jeste da službenik učestvuje u radu komisije za provođenje postupka javne nabavke, a obim poslova službenika u radu komisije ugovorni organ treba urediti internim aktima.

Zakonom je propisano da komisija mora imati najmanje tri člana, sa odgovarajućim znanjem i bez sukoba interesa. Ponavljamo da je, prije početka rada, svaki član komisije, sekretar i stručnjak angažiran izvan ugovornog organa obavezan potpisati izjavu o nepristranosti i povjerljivosti, te o nepostojanju sukoba interesa, u skladu s članom 11. Zakona, odnosno da je upoznat sa odredbama člana 52. Zakona, kao i sa obavezom da tokom cijelog postupka rada u komisiji prijavi mogući sukob interesa i zatraži isključenje iz rada komisije.

Da li službenik za javne nabavke treba biti tehnički sekretar komisije?
Da, preporuka je i dalje ista: službenik za javne nabavke ne bi trebao biti tehnički sekretar komisije. Razlozi, koji su i dalje važeći, jesu to što službenik za javne nabavke već nosi ključnu odgovornost za zakonitost postupka, priprema dokumentaciju i procedure, komunicira sa Portalom javnih nabavki i prati rokove. Dodatna uloga tehničkog sekretara komisije, koja podrazumijeva zapisnike, pozive i evidencije, stvara preopterećenje, razvodnjava fokus sa suštine postupka i povećava rizik od proceduralnih grešaka.

Preporučena praksa je da tehnički sekretar komisije bude drugo administrativno lice, poput pravnika, referenta ili stručnog saradnika, odnosno osoba koja nije ključni nosilac postupka, ali može voditi zapisnike i administraciju.

Napominjemo da je ovo samo naše mišljenje, koje nije pravno obavezujuće za ugovorne organe. Na kraju, još jednom želimo naglasiti da je sistem javnih nabavki dosta decentralizovan, što znači da ugovorni organi imaju proaktivnu ulogu, samostalno provode postupke, ali i snose punu odgovornost za provedene postupke, odnosno za donesene odluke povodom postupaka javnih nabavki, u skladu sa Zakonom i podzakonskim aktima.

Mogu ti odmah uraditi i drugu verziju ovog odgovora — formalniju i “REC stilom” spremnu za objavu u bazi pitanja i odgovora.