Pitanja i odgovori
PITANJE:
Član sam komisije za provođenje javne nabavke. S obzirom na to da nisam pravne struke, imam nedoumicu i potrebno mi je nezavisno mišljenje eksperta za javne nabavke.
Tenderska dokumentacija je objavljena na lokalnom i engleskom jeziku. Tenderskom dokumentacijom na lokalnom jeziku definisano je da se ponuda sa pripadajućim dokumentima priprema na jednom od službenih jezika BiH ili na engleskom jeziku.
Ponuda inostranog ponuđača kod mene stvara nejasnoću vezano za Aneks III i Aneks IV. Izjave u Aneksu III i Aneksu IV, koje su sastavni dio tenderske dokumentacije, dostavljene su na engleskom jeziku. Potpis je ovjeren kod nadležnog notara u Španiji, a tenderskom dokumentacijom je predviđeno:
„c) Statement on the fulfilment of the requirements from Article 45, paragraph (1) of the Public Procurement Law – according to the form from the Tender documentation – Annex III – certified by the competent authority – notary or municipality;
f) Bidder's written statement from Article 52 of the Public Procurement Law – Annex IV – certified by the competent authority – notary or municipality.“
Ovjere notara potvrđene su Apostille pečatom.
Ono što mene interesuje jeste da li se ovakva ovjera smatra validnom, tj. da li ispunjava zahtjeve tenderske dokumentacije.
Upoznata sam sa Haškom konvencijom iz 1961. godine o priznavanju dokumenata, te me interesuje da li se ista primjenjuje u dijelu koji se odnosi na pravnu valjanost i priznavanje stranih javnih isprava koje ponuđači dostavljaju kao dokaz ispunjavanja uslova propisanih tenderskom dokumentacijom.
ODGOVOR:
Po našem mišljenju, a iz onoga što smo mogli shvatiti iz vašeg pitanja, ovjera koju je dostavio inostrani ponuđač smatra se validnom i u potpunosti ispunjava zahtjeve tenderske dokumentacije, pod uslovom da je sadržaj izjava usklađen s formama iz Aneksa III i IV.
Priznavanje strane ovjere: Prema Haškoj konvenciji iz 1961. godine, čije su potpisnice i Španija i BiH, Apostille pečat je dovoljan dokaz autentičnosti potpisa i pečata stranog notara. Time se ukida potreba za daljnjom legalizacijom u Ministarstvu vanjskih poslova BiH.
Jezik ponude: S obzirom na to da ste u tenderskoj dokumentaciji dozvolili pripremu dokumenata na engleskom jeziku, izjave dostavljene na tom jeziku formalno su ispravne.
Pravna valjanost: Haška konvencija se direktno primjenjuje na pravnu valjanost javnih isprava (uključujući notarske ovjere privatnih isprava, poput izjava) koje ponuđači dostavljaju u postupcima javnih nabavki.
Član 45. i 52. ZJN: Zakon zahtijeva da izjave budu ovjerene kod nadležnog organa. Za stranog ponuđača, nadležni organ je onaj u njegovoj zemlji (u ovom slučaju španski notar), a Apostille potvrda čini tu ovjeru važećom u pravnom prometu BiH.
Napominjemo da je ovo samo naše mišljenje, koje nije pravno obavezujuće za ugovorne organe. Na kraju, još jednom želimo naglasiti da je sistem javnih nabavki dosta decentralizovan, što znači da ugovorni organi imaju proaktivnu ulogu, samostalno provode postupke, ali i snose punu odgovornost za provedene postupke, odnosno za donesene odluke povodom postupaka javnih nabavki, u skladu sa Zakonom i podzakonskim aktima.